In dieser besonderen Zeit stehen Healthcare-Compliance-Manager besonders im Fokus: Die Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern, die weit verstreut in ihren Home-Offices arbeiten, verläuft fast ausschließlich über digitale Kanäle. Projektteams nutzen neue Kollaborationsformen, treffen sich in virtuellen Meetingräumen, arbeiten in Clouds gemeinsam an Dokumenten. Und in diesem gewaltigen Umbruch der Arbeitsbedingungen sind Gesetze und Compliance-Richtlinien der Unternehmen einzuhalten, was Compliance-Manager besonders fordert. Gefragt sind kreative, flexible und ganz pragmatische Lösungen. Wie das erfolgreich gelingen kann? Hier einige Impulse für Compliance Manager in Med-Tech und Pharmaunternehmen.
8 Tipps für Compliance-Manager in Corona-Zeiten
Evaluieren Sie Compliance-Risiken, die sich aktuell aus der besonderen Situation ableiten und organisieren Sie sich dazu digital!
Gründen Sie in Abstimmung mit dem Management eine spezielle Task Force, die potenzielle Compliance-Risiken identifiziert, bewertet und wirksame Maßnahmen plant.
Vermitteln Sie Mitarbeitern im Unternehmen Sicherheit durch aktuelles, an die veränderte Situation angepasstes Compliance-Wissen.
Informieren Sie über Änderungen in Abläufen und Freigabeprozessen. Sensibilisieren Sie Führungskräfte für die besonderen Compliance-Herausforderungen beim Arbeiten in virtuellen Teams.
Stellen Sie sicher, dass die Compliance-Prozesse auch jetzt funktionieren.
Prüfen Sie die Durchgängigkeit der Compliance-Prozesse (z.B. Freigaben) und passen Sie diese bei Bedarf an. Vermeiden Sie Medienbrüche.
Nutzen Sie als Compliance-Manager dieselben Tools für die virtuelle Zusammenarbeit, wie alle Mitarbeiter.
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter auch remote Zugriff auf alle relevanten Informationen haben und diese auf gemeinsamen Plattformen zugänglich sind.
Bleiben Sie – trotz Social Distancing – in persönlichem Kontakt zu den Mitarbeitern.
Stellen Sie sich regelmäßig den Fragen, die jetzt für Mitarbeiter besonders zum Tragen kommen und nutzen Sie, neben den klassischen Kanälen (Telefon, E-Mail) die genehmigten Tools zur virtuellen Kollaboration.
Klären Sie über den Schutz von Firmendaten und personenbezogenen Daten auf.
Weisen Sie explizit auf die ausschließliche Nutzung der Firmen-Technik und -Software gemäß der Firmen-Richtlinien hin und sensibilisieren Sie die Mitarbeiter für die besondere Sicherung der mobilen Endgeräte und Passwörter.
Sensibilisieren Sie die Mitarbeiter für aktuelle Risiken bei der Zusammenarbeit mit Ärzten, Patienten-Organisationen und Dienstleistern.
Stellen Sie sicher, dass auch für remote und Online-Dienstleistungen immer ein von beiden Seiten unterschriebener Vertrag vorliegt und aktualisieren Sie die Geschäftspartnerbewertung (Due Diligence).
Treiben Sie jetzt die Digitalisierung auch in den Compliance-Prozessen zügig weiter voran.Etablieren Sie digitale Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche.
Automatisieren Sie z. B. die Erstellung des jährlichen FSA-Transparenzreports oder digitalisieren Sie das Vertragsmanagements von der Vertragserstellung bis zur elektronischen Signatur.
Fazit: In jeder Krise liegt bekanntlich eine Chance.
Die aktuelle Pandemie wird nicht nur die Digitalisierung des Compliance-Managements vorantreiben. In diesen Zeiten der Unsicherheit und der starken Veränderung der Arbeitsbedingungen werden Compliance-Prozesse noch wichtiger. Sie können zu einem Anker werden, der Mitarbeitern den notwendigen, orientierenden Rahmen geben kann.
Die Autorin Dr. Angela Schremmer ist Partnerin im Netzwerk der Healthcare Shapers und berät Unternehmen in der Entwicklung und Umsetzung nachhaltiger Compliance-Management-Lösungen.
