Führungskräfte und Spezialisten merken in der aktuellen Corona-Krise, die sie seit Wochen unfreiwillig in Web-Meetings zwingt, das etwas anders werden muss. Viele sind unzufrieden mit dem Output, fühlen sich digital überfordert, haben sich New Work anders vorgestellt. In diesem Beitrag gibt Uli Harnacke Tipps, wie sich die Führung in eMeetings effektiver und erfolgreicher gestalten lässt.

Online-Meeting & Videokonferenz – was ist anders?

Im Moment merken viele, dass Digitalkonferenzen mit zehn und mehr Teilnehmern oder digitale Abteilungsbesprechungen ganz anders sind als das gewohnte „Tagesgeschäft“. Es gibt viel weniger Sinneseindrücke, d. h. reduzierte Optik und Akustik, weniger Beobachtbares, keine Haptik, so dass „Gefühle“ weniger verifizierbar sind und aufkommende Konflikte u. U. verspätet erkannt werden können. Die Sprach- und Kulturdiversität wirkt sich viel stärker aus als im Präsenzmeeting. Und das macht die Steuerung deutlich anspruchsvoller für die/den Leiter*in eines Online-Meetings.

Drei Tipps zeigen die wichtigsten Techniken und erklären, wie man sein Verhalten ändern kann, um schnell zu besseren Online-Meetings zu kommen.

Hilfreiche Techniken: Pausen & Aktivierung

Zwei Zeitmarken sind besonders hilfreich: 45 und 7. Ein Online-Meeting-Abschnitt sollte maximal 45 Minuten lang sein. Dann empfiehlt sich eine Kopfkino-Pause, die sich nutzen lässt für (Flüssigkeits-)Versorgung und Entsorgung, in denen man ein paar Schritte gehen oder sich ein wenig bewegen kann. Denn im Online-Meeting-Tunnel braucht es früher und häufiger Pausen, nicht erst nach neunzig Minuten.

Und etwa alle 7 Minuten ist Zeit für Aktivierung der Online-Teilnehmer: Sie werden aufgefordert, selbst etwas zu tun, an einer Abstimmung oder Chatumfrage teilzunehmen oder sich an einer kleinen Gruppengymnastik zur Entspannung der Nackenmuskulatur zu beteiligen oder sich in einer Online-Gruppenarbeit einzubringen. Es gibt viele Möglichkeiten.

Weil nicht alle Sinneskanäle angesprochen werden, braucht die Führungskraft in der Online-Sitzung mehr „ORA“ als sonst, d. h. Orientierung, Ritualisierung und Aktivierung für die Teilnehmer.

Orientieren: Worum geht es jetzt, hier und in der kommenden halben Stunde (sieben Minuten)? Wie werden wir arbeiten (methodisch)? Und wann genau sind wir damit fertig (Meilensteine)?

Ritualisieren: Wiederkehrende Elemente schaffen Sicherheit.

• Pausenrituale (spätestens alle 45 Minuten und eingeleitet mit einem Lied, evtl. dem immer gleichen…)
• Protokollrituale (alle halbe Stunde schauen die Teilnehmer gemeinsam auf das Online-Protokoll, was haben sie schon geschafft?)
• Start-Rituale (z. B. immer mit dem “Dilbert des Tages”)

Aktivieren: Abstimmungen, schnelle Retrospektive („Was sollten wir ändern, in unserer Schalte? Jeder sagt bitte einen Satz.“) oder Verteilung von Rollen (Protokollant, Schiedsrichter, Ulknudel, Zeitmahner, …).

Nützliches Verhalten: Klar sein und sich genügend Zeit nehmen

Es hilft allen, wenn der Zweck des Meetings, seine Phasen sowie Zwischen-/Ziele klar und verfolgbar sind und etwa alle 10 Minuten bewertet werden. Wie gut ist das Team unterwegs im digital Entscheiden? Das heißt auch: Wer durch das Meeting führt, sollte nicht alles selber machen und sich durch Delegation entlasten. Das ist

1. aktivierend für die Teilnehmer*innen und
2. verlangsamt.

Online dauern Abstimmungs- und Entscheidungsrunden länger, ergebnisorientiertes Arbeiten braucht online viel mehr Zeit: Das Tempo ist langsam(er), das eMeeting darf dennoch weder langweilig noch monoton sein.

Damit das gelingt, ist regelmäßiges Feedback wichtig „Was war oder ist gut, was nicht so sehr? Was möchte der Leiter des Meetings, was möchten die Teilnehmer anders tun?“, „Wie war der Beitrag von …?“, „Ist für jeden deutlich dass, …? Dann heben Sie bitte kurz die Hand!“ oder beteiligen sich an einer Mentimeter.com-Abfrage, die in wenigen Sekunden erstellt ist! Das alles sind Maßnahmen, die aktivieren, orientieren und die Ergebnisqualität verbessern. Ganz agil!

Sind Sie als Leiter eines eMeetings gut vorbereitet?

Sieben einfache und praktische Punkte helfen bei der Vorbereitung:

1. Stehen ist besser als sitzen, Wechsel zwischen beidem ist sinnvoll.
2. Ausreichend mit Wasser versorgen.
3. Videos/Kameras anschalten, am besten immer, sonst immer wieder mal (wenn es das WLAN nicht anders zulässt)
4. Zweite Person einbinden, die sich parallel um die Technik des Online-Meetings kümmert (Mikros an und ausschalten, Chat beobachten, Dateien zeigen, …): „Too much is the lazy man’s load!“
5. Protokoll mit der ToDo-Liste bereits im Meeting schreiben. Dann ist es danach fertig und jeder weiß, was vereinbart wurde (und wie welche Punkte ins Protokoll gekommen sind.
6. Fehler akzeptieren.
7. Humor: Lachen hilft auch in eMeetings.

Zum Autor: Uli Harnacke, Partner der Healthcare Shapers, ist psychodynamischer Business Coach. Er arbeitet seit über zehn Jahren auch virtuell. Als Einzel- und Teamcoach hat er in inter-/nationalen Settings Projekte und Prozesse begleitet, die oft wesentlich auf Distanz-Kommunikation angewiesen sind. Seine Schwerpunkte liegen in den Feldern Innovation, Supply Chain und Healthcare.

Quelle: Remote- und e-Meetings…effizient und erfolgreich über Distanz führen. https://coaching.haufe.com/thema/remote-und-emeetings