KI-ready im Pharma-Alltag?

Künstliche Intelligenz hat den Arbeitsalltag in der Pharma- und Life-Science-Industrie längst erreicht – leise, punktuell und oft noch ohne klare strategische Verankerung. Viele Fach- und Führungskräfte nutzen heute KI-Tools eher informell: zur Vorbereitung von Präsentationen, zur Strukturierung von Inhalten, für erste Analysen oder zur Verdichtung von Informationen. Gleichzeitig bleibt der produktive Einsatz häufig fragmentiert und abhängig vom individuellen Know-how einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Zwischen regulatorischer Realität, operativer Entlastung und strategischem Anspruch

Dabei ist der Bedarf offensichtlich. Die Branche arbeitet hochgradig crossfunktional in global gesteuerten Strukturen, in denen lokale Teams innerhalb klar definierter Freiheitsgrade agieren. In Omnichannel-Ansätzen orchestrieren sie Medical Education, Marketing, Vertrieb und digitale Kommunikation. Die Zielgruppen sind heterogen, die Kommunikationspräferenzen differenziert, in persönlichen Kontakten zu Fachkreisen (HCPs) – etwa bei Außendienst-Besuchen oder Kongress- und Fortbildungsveranstaltungen – gilt Qualität vor Quantität, denn Zeit ist Geld. Parallel steigen Dokumentations-, Schulungs- und Compliance-Anforderungen in der Branche kontinuierlich. In diesem Spannungsfeld stellt sich zunehmend die Frage: Wie kann KI Brand Teams sinnvoll unterstützen, ohne regulatorische Sicherheit und Differenzierung im Markt zu gefährden?

KI als operative Entlastung 

Im Arbeitsalltag von Medical-, Marketing- und Sales-Managern liegt das größte Potenzial von KI heute weniger in disruptiven Anwendungen, sondern in der Entlastung von Routinetätigkeiten. KI kann Inhalte strukturieren, erste Textentwürfe erstellen, Informationen aus umfangreichen Dokumenten zusammenfassen oder Daten aus unterschiedlichen Quellen analysieren. Sie unterstützt bei der Aufbereitung von internen Reports, bei der Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen oder bei der Adaption globaler Inhalte für lokale Märkte – stets unter der Voraussetzung, dass die fachliche Prüfung und Freigabe (MLR) durch qualifizierte Personen erfolgt.
Gerade im Umfeld verschreibungspflichtiger Arzneimittel, in dem sich sämtliche Aussagen, alle zugelassenen Claims samt der beworbenen Indikationen aus Studiendaten ableiten, bleibt die inhaltliche Verantwortung weiter beim Menschen. KI fungiert hier lediglich als hilfreicher Sparringspartner, nicht als Autorität. Richtig eingesetzt, beschleunigt sie Prozesse, erhöht Transparenz und schafft Freiräume für die strategische Arbeit der Brand Teams.

Mit KI differenzieren - aber wie?

Brand Teams sind gefordert, KI sicher, transparent und konsistent einzusetzen. Denn ihr Arbeitsumfeld ist durch strenge rechtliche Rahmenbedingungen, hohe Anforderungen an Qualität und Auditfähigkeit geprägt, d. h. jede Nutzung von KI muss nachvollziehbar und dokumentierbar sein und den Compliance-Richtlinien folgen. Gleichzeitig bleibt der Druck, sich als Marke im Markt zu differenzieren und die relevanten Mehrwerte für Ärztinnen und Ärzte, Fachkreise und weitere Stakeholder überzeugend zu kommunizieren.

Dr. Stefan Walzer, Market-Access-Experte und Partner im Netzwerk der Healthcare Shapers, kennt die Herausforderungen und die enorme Power von KI-Anwendungen in Market Access Porzessen. Mit seinem Consulting Unternehmem MArS (1) bietet er Zugang zu KI-gestützten Plattformen, die sowohl die Dossierarbeit, die Pricing-Strategie als auch die Verhandlungsvorbereitung integriert unterstützen und Organisationen helfen, ihre operative Market Access Exzellenz als auch die strategische Qualität dank KI zu steigern und sich so im Markt zu differenzieren.

„KI im Market Access scheitert selten an Algorithmen – sondern am fehlenden Austausch zwischen Strategie, Evidenz, Regulierung und Umsetzung. Es sind diese Schnittstellen, die den Unterschied machen, damit KI nicht experimentell, sondern entscheidungstauglich wird. KI muss sich in bestehende SOPs, Review-Schleifen und Governance-Strukturen einfügen – sonst bleibt sie ein Parallelprozess ohne Wirkung," ist Stefan Walzer überzeugt.

Nicht die Technologie selbst ist also das Nadelöhr, sondern fehlende Abstimmung zwischen Funktionen, Unsicherheit über Verantwortlichkeiten und mangelnde Integration in bestehende Prozesse. 

Operative Realität: Warum KI oft "steckenbleibt"

"Die Brand Teams sind in vielen Pharmaunternehmen mit CoPilot-Lizenzen ausgestattet, die Frage ist, wie sie genutzt werden bzw. was passiert, wenn sie nicht genutzt werden," gibt Henrike Melmert, Partnerin der Healthcare Shapers zu bedenken. Die TÜV-zertifizierte KI-Expertin kennt die Pharmaprozesse von „innen“, hat als Pharma Managerin und danach als Freelancerin und Interim Managerin Launch-Teams geführt und zahlreiche Produkteinführungen erfolgreich gemeistert, und qualifiziert in einer Akademie für Produktmanager junge Berufseinsteiger (2). Sie ist überzeugt: Durch KI verändert sich der Arbeitsalltag von Brand Teams massiv. Im Moment erlebt sie viel Unsicherheit, wofür und wie man KI anwenden kann, ohne gegen Compliance-Regeln zu verstoßen. "Ich habe mir vorgenommen, hier in Berlin KI-Schulungen speziell für Brand Teams zu etablieren. Gestartet bin ich mit KI-Workshops." In vielen Pharmaunternehmen gibt es KI-Pilotprojekte und einzelne KI-Tools sind im Einsatz. Doch der Sprung in den Regelbetrieb gelingt aus ihrer Erfahrung noch selten. Häufig fehle es an klarer Governance, an definierten Use Cases und an einem gemeinsames Verständnis darüber, was KI leisten darf – und was nicht. Hinzu kommen heterogene IT-Landschaften, restriktive Zugriffsrechte und die berechtigte Sorge vor regulatorischen Risiken.

Frans van Andel, Partner der Healthcare Shapers, der in den Niederlanden als Experte für den Marktzugang von Innnovationen arbeitet, steht dort im Austausch mit vielen KI-Start-ups, die Lösungen für den Gesundheitsmarkt entwickeln. Er beobachtet einen klaren Trend:

„Viele der stärksten Lösungen sind sog. ‚unsichtbare KI-Lösungen‘ für die Kapazitätssteuerung, die Priorisierung, die Aufbereitung strukturierter Daten z. B. aus Freitext. Die Tools, die im Alltag Minuten sparen und Qualität stabilisieren, zeigen als ROI-Hebel am schnellsten Wirkung.“

Gerade diese pragmatischen Anwendungen, die die Prozess-Effizienz z. B. in der medizinischen Versorgung verbessern, bieten einen relativ niedrigschwelligen Einstieg – mit messbarem Nutzen und überschaubarem Risiko, ob das bei der Befundung von CT-Bildern ist, z. B. Veye Lung Nodules (3), oder der Kapazitätsplanung in Notfallversorgung, z. B. Pacmed (4). Weitaus komplexer wird es, wenn man vor hat, Diagnose-Tools oder digitale Therapie zu entwickeln.

KI-Tools für bessere Diagnostik und Therapie - ein regulatorisches Minenfeld

Die regulatorischen Leitplanken für die Entwickler KI-gestützter, digitaler Medizinprodukte definieren u. a. der EU AI Act (5), die Medical Device Regulation (MDR) und der DiGA-Fast Track in Deutschland bzw. daran orientierte Marktzugangswege in anderen europäischen Ländern. Hohe regulatorische Hürden im Gesundheitsmarkt bedeuten für Investoren auch hohe wirtschaftlichen Risiken, was medizinische Innovationen erschwert.

 „Für KI-Lösungen für Diagnostik und Therapie gibt es keine uniformen Erstattungswege, die Evaluation von positiven Versorgungseffekten und die Implementierung der Lösungen in stationären und ambulanten Versorgungspfaden, das alles ist extrem herausfordernd. Der Austausch über die nationalen Unterschiede der „Reimbursement-Denke“ kann uns weiterbringen,“ ist Frans van Andel überzeugt.

KI-Readiness in Organisationen beginnt bei den Menschen

Die Technologie alleine macht keine Organisation KI-ready. Entscheidend ist die Qualifizierung der Fach- und Führungskräfte, die KI im Alltag einsetzen. Schulungen müssen über Tool-Demos hinausgehen und ein solides Grundverständnis für Funktionsweise, Grenzen und regulatorische Leitplanken vermitteln. Vor allem aber brauchen sie Praxisnähe: konkrete Anwendungsfälle aus Medical, Marketing, Sales oder Market Access – und Raum zum Ausprobieren, für Vernetzung und Austausch.
Das ist die Motivation von Henrike Melmert, einen KI Summit (6) für diese Zielgruppe zu konzipieren und im Frühjahr 2026 erstmals in Berlin durchzuführen: 

„Ich bin überzeugt, dass wir KI nicht durch Richtlinien lernen, sondern durch Anwendung. Je mehr Berührungspunkte Fach- und Führungskräfte mit den verfügbaren Tools haben, desto schneller reduzieren wir Routinetätigkeiten – und schaffen im Arbeitsalltag mehr Raum für strategisches Denken und individuelle Kreativität,“ so die KI-Expertin.

Das Berufsbild des Brand Managers – heute und morgen

Schon heute verändert KI das Berufsbild von Brand Managern spürbar. Analyse, Koordination und Reporting lassen sich zunehmend unterstützen oder automatisieren. In den kommenden fünf Jahren wird sich diese Entwicklung weiter verstärken. Der Fokus im Arbeitsalltag verschiebt sich. Experten in den Brand Teams sind dann die, die strategisch orchestrieren, die in Szenarien denken und crossfunktional Führungsverantwortung übernehmen. Routinearbeiten übernimmt mehr und mehr die KI, im Gegenzug wird mehr Kreativität und kritisches Denken gefordert, um Entscheidungsgrundlagen einzuordnen und Entscheidungen verantwortlich treffen zu können. 

"Die großartige Human Intelligence von Brand Teams lässt sich durch KI-Unterstützung besser zur Entfaltung bringen: Die KI wird mit den Ideen der Teams gefüttert, man kommt schneller zu einem konzeptionellen Grundgerüst, das weiter ausgearbeitet werden kann. Wenn man versteht, die KI richtig zu nutzen, ist sehr Vieles möglich," so die Einschätzung von Henrike Melmert.

Wenn KI zum Teamplayer wird - wie verändert sich Leadership?

In Brand Teams sitzen bald nicht nur Menschen mit unterschiedlichen Disziplinen, sondern auch KI-Agenten, die Prozesse steuern, Entscheidungen vorbereiten und Wissen im Sekundentakt vernetzen. Doch wie führt man ein Team, in dem nicht alle ein menschliches Ego haben – aber alle Einfluss nehmen? Wie verändert sich Leadership, wenn der beste Mitarbeiter vielleicht nicht mehr an einem Schreibtisch sitzt?,

" KI ist kein Tool mehr – sie ist Teil des Teams. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern Realität, ist Dr. Marco Schwarzer überzeugt.

Das neue Operating Model heißt "Hybrid Leadership", es verändert Strukturen, Prozesse und Führungsrollen fundamental. Startups und Agenturen entwickeln solche KI-Agenten, die als echte Teamplayer agieren und Brand Teams effizienter, mutiger und entscheidungsfreudiger machen sollen.

KI-ready? Praxis-Check beim 1. KI-Summit für Life Science Manager 

Der KI Summit am 24. und 25. April in Berlin wird von Henrike Melmert veranstaltet und von Partnern aus dem Netzwerk der Healthcare Shapers, z. B. Stefan Walzer, Frans van Andel und Marco Schwarzer mitgestaltet. In Berlin kommen verschiedene Fachbereiche, Disziplinen und Perspektiven zusammen. Fach- und Führungskräfte der Pharma Branche, die sich die Frage stellen: Bin ich KI-ready? Und wenn nicht: Was muss ich tun, um es zu werden?“ treffen auf KI- und Branchen-Experten sowie auf Anbieter, die Lösungen für die spezifischen Use Cases der Teilnehmer mitbringen und praktische Handlungsimpulse vermitteln: 

• Wie erstellt man z. B. Wissensdatenbanken, ohne die eigenen Daten herausgeben zu müssen?
• Wie geht man mit Fragen der Ethik um, wie erkennt man diskriminierungsfreie Tools, die niemanden benachteiligen und die präzise funktionieren?
• Wie nutzt man Deep Research Tools, um in der Pre-Launch-Phase valide Informationen aus der wissenschaftlichen Literatur zu generieren?
• Wie kann man die CoPilot-Lizenzen besser nutzen und KI so abschöpfen, dass alle Arbeitsergebnisse auch Audit-konform entwickelt sind. Welche Materialien darf man nutzen, welche nicht?
• Wie kann KI helfen, Kampagnen-Ideen zu generieren?

"Man muss wissen, was geht und was nicht geht mit KI, d. h. wir brauchen dieses Wissen für den kritischen, reflektierten Umgang mit Ergebnissen, die uns die KI liefert," ist die KI-Expertin überzeugt.

„Damit KI im regulierten Pharma- und Life Sciences-Umfeld gelingend und sicher nutzbar wird, braucht es praxisnahe Austauschformate mit klarem Fokus auf Wirkung im Alltag und Zeit für Vernetzung,“ so Günther Illert, der als Strategie Coach, Workshop Moderator und leidenschaftlicher Netzwerker die Healthcare Shapers vor mehr als 10 Jahren gegründet hat. "Der 1. KI-Summit für Brand Manager der Pharma und Life Science Branche ist ein großartiges Beispiel für gelebte Zukunftsgestaltung. Denn: KI ist das Thema unserer Zeit. Was wir daraus machen, um besser zu werden in unseren Prozessen und Entscheidungen und ob wir KI als Chance nutzen, um Versorgungspfade effizient und patientenorientiert weiterzuentwickeln, liegt an uns. Let´s shape future of health!"

Programm und Anmeldung KI Summit 2026

Quellen

1. MArS mit Q-BO - AI-based training technology - DO-BO -AI-based dossier writing  https://marketaccess4-0.com/do-bo/  
2. Pharma Uno Akademie https://pharmaunoakademie.de/ 
3. Veye Lung Nodules https://www.aidence.com/veye-lung-nodules/
4. Pacmed https://www.linkedin.com/company/pacmed
5. EU AI Act -Impact für Hersteller in Pharma und Medizintechnik https://www.johner-institut.de/blog/regulatory-affairs/ai-act-eu-ki-verordnung/
6. KI-Summit für Pharma und Lifesciences 2026: Programm & Anmeldung https://pharma-uno-ki-summit-0252aii.gamma.site/